ビジネスメールの中でも、社外メールを出すときは、書き出しなどマナーに沿った文書を送るのは常識です。
特に社外宛の相手に初めてメールを出すときは、基本的マナーを無視すると、相手に悪い印象を与えてしまいますよ。
基本を覚えれば、パターンは決まっているので、難しいものではありません。
社外メールの書き出しと初めて出す時、役職に対する注意点についてご紹介します。
社外メールの書き出しは
社外メールの書き出しは、手紙でいうと前文にあたります。
手紙だと時候のあいさつや拝啓などを書くことが多いですが、メールは手紙と違って伝えたい内容を簡潔に知らせるのが目的なので、前文は省略しても構いません。
その代わりに使うことが多いのが「お世話になっております。」「お疲れ様です。」などの挨拶文です。
日頃の会話の中で使っている言葉ですね。
ただし、これらを社外メールで使うときは、少し丁寧な言葉に直したほうが良いでしょう。
書き出しの例としては次のものがあります。
- いつも、お世話になっております。
- 平素よりお引き立ていただきありがとうございます。
- 日頃は大変お世話になっております。
- いつもお心遣いをいただき、誠にありがとうございます。
- 平素より大変お世話になっております。
- いつもご愛願賜り、誠にありがとうございます。
社外メールを初めて出す時の注意点
初めて社外となる取引先などの相手にメールを出す時は、挨拶文より前に自己紹介をしましょう。
例としては、以下の通り。
- 「初めてメールを送らせて頂きます。〇〇会社〇〇と申します。」
- 「突然のメールで大変失礼いたします。〇〇会社〇〇担当 ○○といいます」
- 「初めてご連絡させていただきます。○○会社○○と申します。日頃から当社の製品をご使用いただきありがとうございます。」
このように自己紹介することで、相手も誰からメールが来たかわかるのと、初めて会話する相手だと理解します。
この挨拶文の後に伝えたい内容の文書を続けます。
社外メールで役職によって呼び方が変わる
社外メールの宛名で、迷うのが役職の呼び方ですよね。
社内メールの場合は、役職者が相手でも基本的に様や殿などの敬称はつけなくても、失礼には当たりません。
○○部○○課長 とするのが基本です。
例としては、「〇〇部○○課長 ○○課の○○です。先日お話した････」となります。
ただし、会社独自のルールで、社内メールでも○○部長様というようにしている会社はあります。
その場合は、会社のルールに従うと良いでしょう。
社外メールの場合で、送付相手が役職者の場合には、基本的に次のように書きます。
「〇〇会社○○部長 ○○様」：会社名＋役職名（肩書）＋氏名＋敬称
相手の役職が課長、部長、専務、社長のように役職に違いがあっても、基本通りに書いて問題ありません。
注意しなければならないのは、社内の役職者を呼ぶときです。
社内の上司については、役職者であっても呼び捨てにするのが一般的です。
社外メールで社内の役職者を呼ぶときは、○○部長と呼ばないで「部長の○○」：役職＋名前と呼びます。
役職者の呼び方は、社内と社外で違うことを、覚えておきましょう。
まとめ
社外メールを初めて出す時は緊張するものですが、基本マナーに従い書き出していくと、難しいものではありません。
社外メールの相手が役職者であっても、基本を押さえて出すことで、失礼なことにはならないので、安心して社外メールを出しましょう。
