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社外メールの書き出しは自己紹介から!初めて送る宛先人の役職や肩書きに注意

キーボードを打つ手 職場・ビジネス

ビジネスメールの中でも、社外メールを出すときは、書き出しなどマナーに沿った文書を送るのは常識です。

特に社外宛の相手に初めてメールを出すときは、基本的マナーを無視すると、相手に悪い印象を与えてしまいますよ。

基本を覚えれば、パターンは決まっているので、難しいものではありません。

社外メールの書き出しと初めて出す時、役職に対する注意点についてご紹介します。

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社外メールの書き出しは

社外メールの書き出しは、手紙でいうと前文にあたります。

手紙だと時候のあいさつや拝啓などを書くことが多いですが、メールは手紙と違って伝えたい内容を簡潔に知らせるのが目的なので、前文は省略しても構いません。

その代わりに使うことが多いのが「お世話になっております。」「お疲れ様です。」などの挨拶文です。

日頃の会話の中で使っている言葉ですね。

ただし、これらを社外メールで使うときは、少し丁寧な言葉に直したほうが良いでしょう。

書き出しの例としては次のものがあります。

  • いつも、お世話になっております。
  • 平素よりお引き立ていただきありがとうございます。
  • 日頃は大変お世話になっております。
  • いつもお心遣いをいただき、誠にありがとうございます。
  • 平素より大変お世話になっております。
  • いつもご愛願賜り、誠にありがとうございます。

社外メールを初めて出す時の注意点

PC前の女性からお知らせ
初めて社外となる取引先などの相手にメールを出す時は、挨拶文より前に自己紹介をしましょう。
例としては、以下の通り。

  • 「初めてメールを送らせて頂きます。〇〇会社〇〇と申します。」
  • 「突然のメールで大変失礼いたします。〇〇会社〇〇担当 ○○といいます」
  • 「初めてご連絡させていただきます。○○会社○○と申します。日頃から当社の製品をご使用いただきありがとうございます。」

このように自己紹介することで、相手も誰からメールが来たかわかるのと、初めて会話する相手だと理解します。
この挨拶文の後に伝えたい内容の文書を続けます。


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社外メールで役職によって呼び方が変わる

職場で働く男性
社外メールの宛名で、迷うのが役職の呼び方ですよね。

社内メールの場合は、役職者が相手でも基本的に様や殿などの敬称はつけなくても、失礼には当たりません。

○○部○○課長 とするのが基本です。

例としては、「〇〇部○○課長 ○○課の○○です。先日お話した・・・・」となります。

ただし、会社独自のルールで、社内メールでも○○部長様というようにしている会社はあります。

その場合は、会社のルールに従うと良いでしょう。

社外メールの場合で、送付相手が役職者の場合には、基本的に次のように書きます。

「〇〇会社○○部長 ○○様」:会社名+役職名(肩書)+氏名+敬称

相手の役職が課長、部長、専務、社長のように役職に違いがあっても、基本通りに書いて問題ありません。

注意しなければならないのは、社内の役職者を呼ぶときです。

社内の上司については、役職者であっても呼び捨てにするのが一般的です。

社外メールで社内の役職者を呼ぶときは、○○部長と呼ばないで「部長の○○」:役職+名前と呼びます。

役職者の呼び方は、社内と社外で違うことを、覚えておきましょう。

まとめ

社外メールを初めて出す時は緊張するものですが、基本マナーに従い書き出していくと、難しいものではありません。

社外メールの相手が役職者であっても、基本を押さえて出すことで、失礼なことにはならないので、安心して社外メールを出しましょう。

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